Pour chaque tâche : ce que l'IA prépare, ce qui reste à vous, et le niveau de formation qui la travaille. En formation, on part de vos propres dossiers.
Répondre aux mails des copropriétaires et des locataires
Avec l'IA : un projet de réponse à partir du message, du règlement, du dernier appel de fonds ou du bail, sur un ton posé.
Reste à vous : vérifier chaque fait et chaque montant dans votre logiciel avant d'envoyer, et ne confier un mail nominatif qu'à un outil validé par le cabinet.
Niveau 2Les questions qui reviennent chaque semaine
Avec l'IA : solde, tantièmes, date de la prochaine AG : des réponses types écrites une fois, et une page de questions fréquentes par immeuble pour l'extranet.
Reste à vous : tenir ces réponses à jour après chaque AG et chaque appel de fonds.
Niveaux 2 et 3Préparer l'assemblée générale
Avec l'IA : l'ordre du jour, les projets de résolutions à partir des devis et des décisions passées, et une note claire pour les copropriétaires.
Reste à vous : la majorité applicable à chaque résolution et les pièces à joindre à la convocation.
Niveau 2Mettre le PV d'AG au propre
Avec l'IA : à partir de vos notes et de la feuille de présence, les décisions, les votes, les opposants et les défaillants mis en forme.
Reste à vous : relire chaque vote. Le PV reste signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs, puis notifié dans le mois.
Niveau 2Comparer des devis avant le conseil syndical
Avec l'IA : un tableau des écarts entre deux ou trois devis : prestations incluses ou absentes, garanties, délais, conditions de paiement, et les questions à poser aux entreprises.
Reste à vous : le choix, qui revient au conseil syndical et à l'AG.
Niveau 2Suivre un dégât des eaux ou un sinistre
Avec l'IA : la chronologie du dossier, la déclaration à l'assureur de l'immeuble, les relances de l'expert ou de l'entreprise, le point d'étape au copropriétaire touché.
Reste à vous : les responsabilités et chaque montant, qui ne se décident pas avec une IA.
Niveaux 2 et 3Lire un règlement de copropriété ou un plan de travaux
Avec l'IA : un règlement, un diagnostic technique ou un plan pluriannuel de travaux résumés, avec les points qui demandent une décision.
Reste à vous : vérifier chaque point dans le document d'origine avant de l'avancer devant un copropriétaire.
Niveau 2Notes d'information et affichages
Avec l'IA : coupure d'eau, ramonage, travaux dans la cage d'escalier : un texte court et clair, en version affichage, mail et SMS.
Reste à vous : vérifier dates, horaires et nom de l'entreprise.
Niveaux 1 et 2Relancer un impayé de charges ou de loyer
Avec l'IA : des relances amiables graduées selon l'historique du débiteur, puis le courrier qui prépare la mise en demeure.
Reste à vous : le passage à la mise en demeure, puis la transmission à l'avocat ou au commissaire de justice.
Niveaux 2 et 3Expliquer une régularisation des charges
Avec l'IA : une lettre qui détaille le décompte poste par poste et répond d'avance aux questions habituelles. Même chose pour la révision du loyer.
Reste à vous : les montants, tirés de votre logiciel, jamais recalculés par l'IA.
Niveau 2Rédiger un état des lieux
Avec l'IA : une description pièce par pièce à partir de vos photos ou d'une dictée, et la comparaison entre l'entrée et la sortie pour préparer les retenues.
Reste à vous : le constat contradictoire sur place, et chaque retenue sur le dépôt de garantie.
Niveau 2Factures fournisseurs et pré-états datés
Avec l'IA : la pré-saisie des factures, le repérage des doublons et des montants inhabituels, la liste des pièces à réunir pour un pré-état daté.
Reste à vous : chaque écriture, validée par le comptable, et chaque montant de l'état daté.
Niveau 3
